DENETİM RAPORUNUN ASLINI ÜYE GİRİŞİ YAPARAK DOSYALAR BÖLÜMÜNDEN İNDİREBİLİRSİNİZ!


ÇİĞLİ 1 ETAP TOKİ KONUTLARI SİTE YÖNETİMİ DENETİM RAPORU

01/05/2015-05/08/2015 Dönemi

Ara Denetim Raporu

  
    Raporun düzenleme tarihi                          : 11/08/2015
    Raporun düzenlenmesine hukuki dayanak : 634 Sayılı Kat Mülkiyeti  Kanunu

A-Yönetim Kurulu ve Personel İşlemleri:

-Yönetim Kurulu 3 kişiden oluşmakta ve usulüne uygun olarak seçilmiş oldukları ilgili karar defterinden anlaşılmaktadır.

-Yönetim Kurulu Üyeleri Yönetim Kurulu üyelik şartlarını taşımaktadırlar.

-Sitemizde 5 blok görevlisi, 1 teknik görevli, 1 muhasebe ve 1 site müdürü görev yapmaktadır.

-Sitemizin idari danışmanlık hizmetleri Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. tarafından yürütülmektedir. Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. ile yapılan sözleşme bu yılın 11. Ayında son bulmaktadır.

-Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. hiçbir şekilde kendisi sitemiz ile ilgili karar alamamakta olduğu yapılan tüm işlemlerde yönetim kurulu üyelerinin imzası ile onayını aldığı ve yönetim kurulunun talimatlarına göre hareket ettiği imzalı talimat yazılarından anlaşılmıştır.
-Yönetim Kurulu ilgili dönemde toplantı yaptığı ve görüş aldığı karar defterinden görüşmüştür.
- Yönetim Kurulu üyelerine herhangi bir ücret ödenmemektedir. Kendileri yönetim kurulu görevlerini gönüllü olarak yaptıkları ve hiçbir ücret almadıkları tarafımızca tespit edilmiştir.

- Genel Kurulun devir ve terk etmediği yetkiler yönetim kurulu üyelerince kullanılmamıştır.
- Yönetim Kurulu Üyeleri ve Çalışanlarının Site yönetimi konusuna giren her hangi bir ticari muamele veya iş ile iştigal edip etmedikleri incelenmiş ve sitemize iş yapan herhangi bir firma ile aralarında ortaklık olmadığı görülmüştür.
- Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. mevcut olan, Siteye ait defter ve belge ve Bilgisayar kayıtlarını mevcut şekli ve kendi hazırladıkları belgeler ile incelemek üzere denetleme kuruluna teslim etmişlerdir. Bu konuda herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır.
-Yönetim Kurulu faaliyetlerinde site personelinin aylık ücretlerinin zamanında ödendiği görülmüştür.
-.Site  personeline ödenen ücretler kapsamında, ilgililerin SSK primlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna tam ve zamanında yatırıldığı, gecikme ve usulsüzlük cezası ödenmediği mevcut beyanlardan tespit edilmiştir.

-Site Yönetimi yamanlar Vergi Dairesi YAMANLAR 4840775532 numarası ile potansiyel, Sosyal Güvenlik Kurumunda 268320101139723703526-90 işveren sicil numarası ile mükellef bulunmaktadır.

B- İletişim Bilgileri:

1-    Yönetim GSM      : 05307628739 Doğan YAR

2-    Adres: 8930/1 sok NO:4 Atatürk Mah. Evka5 Çiğli/İzmir

C- Kat Malikleri:

- Kat Malikleri listesinin belirtilen bilgileri içerir şekilde düzenlendiği ancak güncellenerek blok-blok, ayrı-ayrı dosyalanması gerektiği ev sahibi ve kiracıların ev değişikliğinde bilgilerinin yenilenmesinin düzenli takip edilmediği tarafımızca tespit edilmiştir. Sitemiz içinde oturan tüm kişilerin bilgilerinin güncellenerek dosyalanması gerekmektedir.

- Sitemizde 668 daire 20 adet Görevli Dairesi Olduğu, 8 dairede ikamet eden  görevlilerimizden her hangi bir kira alınmadığı ve su giderlerin 10 TON, Elektrik giderlerinin 100 KW, ısınma giderlerinin 154 TL giderlerinin site yönetimi tarafından karşılandığı beyan ile tespit edilmiştir.

- Ara denetim tarihleri  içerisinde üyeler tarafından yönetim kurulu ve personeli hakkında denetim kuruluna intikal ettirilmiş herhangi bir şikâyet olmamıştır.
- Yönetim Kurulu, üyeler arasında hak ve eşitlik ilkesine uygun olarak hareket ettiği kanaatine tarafımızca varılmıştır.

D- Defter ve Belgeler:

1- Türk Ticaret Kanunu hükümleri uyarınca tutulması zorunlu olan yönetim kurulu Karar defteri Noterliğine tasdik ettirildiği görülmüştür.
2-Karar defterinin izahında zorlanmaya mahal verecek hususlara rastlanmamıştır.
3- Muhasebe kayıtlarında yer alan tahsilat ve ödemeler kanunen geçerli belgelere dayanarak yapılmıştır. Muhasebe programı ile çalışmakta ve muhasebe programının şirket merkezine bağlı olduğu dışardan herhangi bir etki ve değişikliğe kapalı olduğu muhasebe personeli tarafından beyan edilmiştir.

4- Site Yönetiminin yasal olarak tutmak zorunda olmadığı, ancak tutulmasında fayda gördüğü elektronik ortamdaki (Bilgisayar) kayıtların anlaşılır ve izaha uygun olduğu tespit edilmiştir. (Kayıtların yedeklenmesi hususunda da tavsiyede bulunulmuştur.)

E- Bilanço Gelir-Gider Farkı Hesabı, Mali Durum ve Anlaşmalar (Sözleşmeler) :

- Site yönetiminin alacakları, üyelerimizin aidatlarından, su paralarının, doğalgaz ısınma paralarının zamanında ödenmemesinden kaynaklandığı,  Alacakların takibi ve tahsili konusunda yönetim kurulu gerekli gayret ve titizliği göstermektedir. Ancak uzun yıllardır borcunu ödememeyi alışkanlık haline getiren kişilerin olduğu tarafımızdan görülmüştür. Site yönetimimize borcu olanlar için yapılandırma çalışmaları yapılmış ancak gerekli ödemelerin tamamı yapılmamış olup, halen borçlu kişiler vardır. Bu kişiler ile ilgili olarak idari ve hukuki yaptırımların daha caydırıcı olarak uygulanmasının gerekli olduğu tarafımızca tespit edilmiştir.
- Site yönetim kayıtlarında 07.08.2015 tarihli açık avans vardır. Bunun dışında kapanmamış avans bulunmamaktadır. 06.07.2015 tarihli Doğan YAR isimli kişi adına cıkarılan 572.58 TL lik avans incelenmiş ve tüm harcamalara ait fiş ve fatura görülmüştür. Her fiş ve faturanın arkasına ne için alım yapıldığı not düşülerek imzalanmış olduğu tarafımızca görülmüştür. Avans kapama ve harcamaların incelenen evrakta usulüne uygun olduğu yapılan denetimde tespit edilmiştir.

-Sitemizde nakit para tahsilatı yapılmadığı tespit edilmiştir. Bu uygulamanın devamı yönetimin güvenirliği acısından önemli bir uygulamadır.
- Site yönetiminin genel olarak borçlarının dökümü gerçek bir mal ve hizmet alımına dayanmaktadır. Site yönetim borçlarının vadesinde ödenmesi konusunda nakit durumuna göre Yönetim Kurulu gerekli tedbirleri almaktadır.

- Sitemizde bulunan 20 Blok  ait 40 adet asansörlerin aylık bakım ve hizmet bedelinin zamanında ödenmediği mevcut bakımcı firmaya 13.088,00Tl borç bulunduğu ancak firmanın hizmetlerde herhangi bir aksamaya sebep vermeden hizmetine devam ettiği tarafımızca tespit edilmiştir.

-İzsu firmasına 41.654,60 tl borç bulunduğu (faiz hariç) mevcut su tüketimi yapan dairelerin borçlarını gününde ödememelerinden dolayı su faturalarının izsu ya yatırılamadığı tarafımızca tespit edilmiştir. Ancak su faturasını gününde ödememekte direnenlere, blok temsilcilerinin aldığı karar doğrultusunda sularının kullanıma kapatılmasının sağlanması en gerekli acil tedbir olduğu tarafımızca tespit edilmiştir.

- Vergi ve diğer yasal hükümlülükler tam ve zamanında yerine getirilmiştir. Site faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında herhangi bir usulsüzlük cezası ödenmediği tarafımıza beyan edilen belgelerden anlaşılmıştır.

-Genel Yönetim giderleri usulüne uygun Site Yönetim iş hacmine uygundur.
- Alacak ve borç kalemleri ile ilgili yapılan denetim ve yaklaşık miktarlar çıkarılmıştır.

F-FİRMALARA BORÇ KALEMLERİ:

SİTE YÖNETİMİNİN 11/08/2015 tarihi itibariyle TOPLAM BORCU  : 77.048.86 TL dir.

SİTE YÖNETİMİNİN DEVRİNDE YAKLAŞIK 186.000,00 TL Borç olduğu ve bu borç Miktarının 11.08.2015 tarihi itibari ile 77.048,86 Tl ye düşürüldüğü beyan edilen belgelerden anlaşılmıştır. Tahsilat oranlarında olumlu yönde artış olduğu görülmektedir.

Yukarıdaki tabloda görüldüğü üzere üyelerimizin bir kısmı borçlarını zamanında ödemedikleri görülmektedir.

-Yapılan incelemede üyelerimize ve kiracılara, borçlarını ödemeleri için gereken uyarı ve tebligatın imza karşılığı düzenli olarak yapılmadığı sadece panolarda ilan edildiği görülmüştür. Borçluların tamamına aylık olarak düzenli ihtar gönderilmesinin tahsilatları arttıracağı kesindir.

-Site yönetiminin borçlarının tahsili için, Yönetim Kurulu gerekli gayreti göstermektedir. Ancak tahsilatı arttırıcı gerekli önlemleri almaları ve borçlu sayısını azaltıcı tedbirleri almaları gerekmektedir.

G- Yönetim faaliyetleri :

Site için yapılacak her türlü masraflara konu olan işlerin belirli miktar sınırlamaları getirilerek  satın alma,  tamirat, tadilat, imalat ve inşaat işlerinin yaptırılma yöntemleri, şekli, biçimi ve sınırları toplantılarda sözlü belirtilmesi ve  kararlara mutlaka yazılması gerektiği görüşündeyiz.

E- Diğer Açıklamalar, Tavsiye ve Sonuç :

Yapılan denetimler neticesinde aşağıda belirtilen hususlar tespit edilmiştir.

-634 sayılı kat mülkiyeti kanunun Madde 40 da belirtilen hususlar doğrultusunda Yönetim kurulu üyelerimizin yönetim giderlerine aksi karar alınmadıkça “Yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz” hükmü doğrultusunda hareket etmedikleri ve düzenli olarak giderlere fazla ödeme ile katıldıkları tarafımızca tespit edilmiştir.

-Üyelerce Sitemizde ortak kulanım alanların çevre temizliği, birlikte yaşam koşulları, mezkur mahaldeki davranış biçimlerinin bir çok üyemizin komşuluk ilişkilerini bozmamaya ve şikâyetlerine neden olacağından Yönetim kurulu ile kat maliklerinin bu konuda daha duyarlı davranması, ve kurallara uyması görüşündeyiz.

-    Sitenin ortak Malı konumunda bulunan park, kamelya, oturma banklarının daha düzenli kullanılması ve bu alanlarda gerekli tadilat ve onarımların acil olarak yapılmasının gerekli olduğu görüşündeyiz.

-   Bazı bloklarda bulunan su oluklarının rüzgardan düştükleri tarafımızca tespit edilmiştir. Bu olukların kış gelmeden tamiratlarının yapılması görüşündeyiz.

-Sitemizde bulunan kazanların bakımlarının bu dönemde yapılmadığı tarafımızca tespit edilmiştir. Mevcut kazanların önemi ve arza riskleri göz önüne alındığında acil olarak bakımlarının yapılmasının gerekli olduğu görüşündeyiz.

- Sitemiz çevre ve apartman temizliklerinin periyodik zamanlarda daha itinalı bir şekilde yapılması görüşündeyiz 

-Çevre sulama işlemlerinin daha duyarlı yapılması gerektiği ve sıcaklara bağlı kuruyan alanların tekrar yeşillendirilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Çevre temizliklerinin düzenli yapıldığı, kuruyan otların görevlilerimiz tarafından düzenli temizlendiği görüşündeyiz.

-Bloklarımızda bulunan sığınakların amacı dışında kullanımının engellenmesi için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Blok sığınakları ve blok etrafındaki kat maliklerine ait eşyaların tahliyesinin sağlanması görüşündeyiz.

-Blok görevlilerimiz için; yaptıkları işin gerektirdiği her türlü araç-gereç, koruyucu malzeme ve iş elbiselerinin yazılı olarak tutanak ile verilmesi gerekmektedir. Yılda iki kez mevsimlik iş güvenliğine uygun kıyafet ile görev yapmalarının sağlanmasının gerekli olduğu kesindir. Mevcut görevlilerin iş güvenliğine uygun kıyafet ile görev yapmalarının sıkı denetlenmesi ve uygun kıyafetlerin kendilerine teslim edilmesi gerekmektedir.

-Çalışanlarımızın görev tanımları yazılmalı ve apartman panolarında ilan edilmelidir. Böylelikle kat maliklerinin görevdışı istekleri engellenmelidir.

-Sitemiz iç ve dış alanlarına mevcut bütçenin imkanları dahilinde kamera sisteminin yapılmasının uygun olacağı tarafımızca değerlendirilmektedir.

- Sitemizde otoparklarda engelli girişlerinin kapatılmaması için gerekli tedbirlerin alınmasını tavsiye ederiz.  Engelli otoparkları için uyarı levhaları konulması gerektiği görüşündeyiz.

-Sitemiz iç ve dış alanlarının düzenli ilaçlandığı görülmüş ancak bu ilaçlamanın özel firmalara değil, mevcut çalışanlarımıza bu alanda eğitim vererek yaptırılması sitemize tasarruf sağlayacağı görüşündeyiz.

Site Yönetimimizin Denetim esnasında Her konuda istenilen tüm evrak bilgi ve belgeleri içtenlikle sunmalarından dolayı teşekkür eder 2015 yılı çalışmalarında Yönetim Kurulu üyelerine ve tüm personelimize görevlerinde başarılar diler, Site sakinlerimize sağlık ve mutluluklar dileriz.

Tarafımızdan tanzim ve imza edilmiştir. Kat malikleri kanunu hükümleri doğrultusunda site yönetimine ilanı ve tebliği için raporumuzu sunarız. Aslı Denetim defterine yapıştırılacaktır. 11/08/2015

DENETİM KURULU ÜYELERİ

          Alparslan KALE            Emin KIZILTUĞ             Murat AKBUDAK

 Denetim Kurulu Başkanı   Başkan Yardımcısı                   Üye