DENETİM RAPORU

Raporun düzenlenme tarihi                           : 02/12/2015
Raporun düzenlenmesine hukuki dayanak : 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu

10.09.2015-23.10.2015 tarihleri arasında banka hesap özetlerinin incelenmesi ve tarafımıza beyan edilen avans kapama belgelerinden anlaşıldığı şekli ile yapılan avans harcamaları aşağıya çıkarılmıştır.

AVANS AÇIKLAMALARI:

-Avanslar genel olarak, Su faturalarının ödenmesi, kırtasiye giderleri, teknik malzeme giderleri, tamir ve tadilatlarda kullanılan metal parçalar vb. için harcanmış olduğu yapılan kontrollerden anlaşılmıştır.

-Avansların daha net ve anlaşılır bir şekilde tutulması denetimler acısından önem arz etmektedir. Banka hesaplarımızdan çıkan tüm avanslar tek tek ayrı bir şekilde dosyalanmalı ve kapatılmalıdır. Her avans kendi döneminde kapatılmalı artan para kasaya iade edilmeli ve avans miktarınca kapatılmalıdır. Mevcut durumda avansların düzenli dosyalanmadığı tarafımızca görülmüştür. Bundan sonraki avansların tamamının düzenli dosyalanması gerekmektedir.

YÖNETİM OLARAK ŞİRKETLERE BORÇ DURUMUMUZ (02.12.2015)

A-Yönetim Kurulu ve Personel İşlemleri:

-Yönetim Kurulu 3 kişiden oluşmakta ve usulüne uygun olarak seçilmiş oldukları ilgili karar defterinden anlaşılmaktadır.

-Yönetim Kurulu Üyeleri Yönetim Kurulu üyelik şartlarını taşımaktadırlar.

-Sitemizde 5 blok görevlisi, 1 teknik görevli, 1 muhasebe ve 1 site müdürü görev yapmaktadır.

-Sitemizin idari danışmanlık hizmetleri Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. tarafından yürütülmektedir.

-Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. hiçbir şekilde kendisi sitemiz ile ilgili karar alamamakta olduğu yapılan tüm işlemlerde yönetim kurulu üyelerinin imzası ile onayını aldığı ve yönetim kurulunun talimatlarına göre hareket ettiği imzalı talimat yazılarından anlaşılmıştır. 
-Yönetim Kurulu ilgili dönemde toplantı yaptığı ve görüş aldığı karar defterinden görüşmüştür.
- Yönetim Kurulu üyelerine herhangi bir ücret ödenmemektedir. Kendileri yönetim kurulu görevlerini gönüllü olarak yaptıkları ve hiçbir ücret almadıkları tarafımızca tespit edilmiştir.
- Emlak Yönetim Hizmetleri A.Ş. mevcut olan, Siteye ait defter ve belge ve Bilgisayar kayıtlarını mevcut şekli ve kendi hazırladıkları belgeler ile incelemek üzere denetleme kuruluna teslim etmişlerdir. Bu konuda herhangi bir sıkıntı yaşanmamıştır.
-Yönetim Kurulu faaliyetlerinde site personelinin aylık ücretlerinin zamanında ödendiği görülmüştür.
-Site  personeline ödenen ücretler kapsamında, ilgililerin SSK primlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna tam ve zamanında yatırıldığı, gecikme ve usulsüzlük cezası ödenmediği mevcut beyanlardan tespit edilmiştir.

-Site Yönetimi yamanlar Vergi Dairesi YAMANLAR 4840775532 numarası ile potansiyel, Sosyal Güvenlik Kurumunda 268320101139723703526-90 işveren sicil numarası ile mükellef bulunmaktadır.

B- Kat Malikleri:

- Kat Malikleri listesinin belirtilen bilgileri içerir şekilde düzenlendiği ancak güncellenerek blok-blok, ayrı-ayrı dosyalanması gerektiği ev sahibi ve kiracıların ev değişikliğinde bilgilerinin yenilenmesinin düzenli takip edilmediği tarafımızca tespit edilmiştir. Sitemiz içinde oturan tüm kişilerin bilgilerinin güncellenerek dosyalanması gerekmektedir. Bir önceki denetim raporumuzda belirtmiş olmamıza rağmen halen bu konudaki aksaklıklar giderilmemiştir.

- Site yönetimimizce faturalandırılan doğalgaz ve su faturalarının bazı daire sahiplerinin evlerini satmalarına rağmen, halen eski ev sahipleri adına düzenlendiği gelen şikayetlerden anlaşılmaktadır. Bu aksaklıkların giderilmesi acil önem arz etmektedir.

C- Bilanço Gelir-Gider Farkı Hesabı, Yönetim faaliyetleri, Mali Durum ve Anlaşmalar (Sözleşmeler) :

- Site yönetiminin alacakları, üyelerimizin aidatlarından, su paralarının, doğalgaz ısınma paralarının zamanında ödenmemesinden kaynaklandığı,  Alacakların takibi ve tahsili konusunda yönetim kurulu gerekli gayret ve titizliği göstermektedir. Ancak uzun yıllardır borcunu ödememeyi alışkanlık haline getiren kişilerin olduğu tarafımızdan görülmüştür. Site yönetimimize borcu olanlar için yapılandırma çalışmaları yapılmış ancak gerekli ödemelerin tamamı yapılmamış olup, halen borçlu kişiler vardır. Bu kişiler ile ilgili olarak idari ve hukuki yaptırımların daha caydırıcı olarak uygulanmasının gerekli olduğu tarafımızca tespit edilmiştir.

-Sitemizde nakit para tahsilatı yapılmadığı tespit edilmiştir. Bu uygulamanın devamı yönetimin güvenirliği acısından önemli bir uygulamadır. 

-Yapılan incelemede üyelerimize ve kiracılara, borçlarını ödemeleri için gereken uyarı ve tebligatın imza karşılığı düzenli olarak yapılmadığı sadece panolarda ilan edildiği görülmüştür. Borçluların tamamına aylık olarak düzenli ihtar gönderilmesinin tahsilatları arttıracağı kesindir.

-Site yönetiminin borçlarının tahsili için, Yönetim Kurulu gerekli gayreti göstermektedir. Ancak tahsilatı arttırıcı gerekli önlemleri almaları ve borçlu sayısını azaltıcı tedbirleri almaları gerekmektedir. Borçlulara ihtar gönderilmeli, mesaj atılmalı ve telefon ile mutlaka aranmaları gerekmektedir.

Site için yapılacak her türlü masraflara konu olan işlerin belirli miktar sınırlamaları getirilerek  satın alma,  tamirat, tadilat, imalat ve inşaat işlerinin yaptırılma yöntemleri, şekli, biçimi ve sınırları toplantılarda sözlü belirtilmesi ve  kararlara mutlaka yazılması gerektiği görüşündeyiz.

D- Diğer Açıklamalar, Tavsiye ve Sonuç :
Yapılan denetimler neticesinde aşağıda belirtilen hususlar tespit edilmiştir.

-Üyelerce Sitemizde ortak kulanım alanların çevre temizliği, birlikte yaşam koşulları, mezkur mahaldeki davranış biçimlerinin bir çok üyemizin komşuluk ilişkilerini bozmamaya ve şikâyetlerine neden olacağından Yönetim kurulu ile kat maliklerinin bu konuda daha duyarlı davranması ve kurallara uyması görüşündeyiz.

- Sitenin ortak Malı konumunda bulunan park, kamelya, oturma banklarının daha düzenli kullanılması ve bu alanlarda gerekli tadilat ve onarımların acil olarak yapılmasının gerekli olduğu görüşündeyiz.

-Blok görevlilerimiz için; yaptıkları işin gerektirdiği her türlü araç-gereç, koruyucu malzeme ve iş elbiselerinin yazılı olarak tutanak ile verilmesi gerekmektedir. Yılda iki kez mevsimlik iş güvenliğine uygun kıyafet ile görev yapmalarının sağlanmasının gerekli olduğu kesindir. Mevcut görevlilerin iş güvenliğine uygun kıyafet ile görev yapmalarının sıkı denetlenmesi ve uygun kıyafetlerin kendilerine teslim edilmesi gerekmektedir. Teslimi yapılan kıyafetler ile personelin görev yapması sağlanmalıdır.

-Çalışanlarımızın görev tanımları yazılmalı ve apartman panolarında ilan edilmelidir. Böylelikle kat maliklerinin görevdışı istekleri engellenmelidir.

-Sitemiz iç ve dış alanlarına mevcut bütçenin imkanları dahilinde kamera sisteminin yapılmasının uygun olacağı tarafımızca değerlendirilmektedir.

-Sitemizde otoparklarda engelli girişlerinin kapatılmaması için gerekli tedbirlerin alınmasını tavsiye ederiz.  Engelli otoparkları için uyarı levhaları konulması gerektiği görüşündeyiz.

-Sitemiz iç ve dış alanlarının düzenli ilaçlandığı görülmüş ancak bu ilaçlamanın özel firmalara değil, mevcut çalışanlarımıza bu alanda eğitim vererek yaptırılması gerektiğini daha önceki denetim raporumuzda belirtmiştik ancak halen özel firmalara ilaçlama yaptırıldığını görmekteyiz.

-Denetim kurulunca sitede mevcut binalar gezilmiş yapılan tespitler açık şekilde yazılmıştır. Birçok bina arasında temizlik hususunda farklılıklar olduğu gözlemlenmiştir. Aynı görevlinin temizliğini yaptığı 2 bina arasında dahi farklılıklar mevcuttur. Bu farklılıkların minimum düzeye indirilmesi, her binanın eşit hizmet alımının sağlanması, veremliliğin bütün binalara eşit şekilde sarf edilmesi, çalışanlarımızın site sakinleri ile olumsuz ikili diyaloğa girilmemesi temsilci ve görevlinin birbiriyle koordineli çalışmasının uygun olacağı, blok görevlilerinin temizliğini yaptığı binaların temsilcilerini mutlaka tanıması gerektiği ve bina ile ilgili sıkıntılarının karşılıklı insani ilişkiler çerçevesinde birbirlerine aktarmasını tavsiye ediyoruz.

-Site yönetiminin alacaklarının aylık düzenli raporlanması aylara göre ihtar çekilen ve avukata giden dosyaların ayrı bir klasör tutulmak suretiyle yazılı olarak saklanması, miktarların net olarak belirlenmesi, icradan gelen ödemelerin ayrıntılı bir şekilde raporlanması bu klasörlerin denetime elverişli olacak şekilde tutulması gerekmektedir. Bu konudaki eksikliklerin mutlaka aciliyet ile giderilmesi gerekmektedir.

-Çalışanlarımızın kıdem tazminatlarının aylık düzenli olarak hesaplanması ve biriktirilmesi ilerde kolaylık sağlayacaktır.

 E- TEMİZLİK KONUSU

-Yangın merdivenlerinde çalışma planında gösterildiği şekilde temizlik yapılması sağlanmalı yangın merdivenlerinin zemininin temizlenmesi ile yetinilmeyip merdiven demirleri de silinmelidir. Birçok binada kuş pislikleri yangın merdivenlerinde kalıcı hale gelmiş olduğu görülmüştür.

-Ortak alanlarda eşya olduğu tespit edilmiş olup, bu eşyaların kaldırılması için yönetim gerekli duyuruları yapmalı görüntü kirliliğinin önüne geçmelidir.

-Kaloriferhane, sığınak ve hidroforların bulunduğu yerlerde gerekli temizliğin düzenli yapılması gerekmektedir.

-Blok çevrelerinde mıntıka temizliğinin daha sık yapılmasının uygun olacağı tarafımızca değerlendirilmiştir.

F- TEKNİK KONALARDA

-Bina içinde bulunan fotoselli ampullerin bazılarının arızalı olduğu, bu fotoselli ampullerinin tamamının kontrol edilmesi ve eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir.

-Binalarda bulunan yangın hortumlarının kontrol edilmesi ve durumunun belirtir tutanak tutulmasının gerekli olduğu,

-Ortak alanlarda bisiklet gibi eşyaların olduğu görülmüş bisikletlerin kilitlenebilmesi için binanın bodrum katına kilit yerleri yapımının hızlanması gerekmektedir.

-Binaların giriş kapı şifrelerinin sık sık arızalandığı, giriş kapı kollarının ve kilitlerinin tamamının kontrol edilmesi ve eksikliklerin giderilmesi acil olarak gerekmektedir.

-Bina yangın ve doğalgaz kaçak sensor ve alarmlarının kontrol edilmesi hayati önem taşımaktadır. Bunların tamamının kontrol edilerek durumunu gösterir tutanak tutulması gerekmektedir.

G- BLOK TEMSİLCİLERİ HAKKINDA

-Blok temsilcilerimiz, Temsilcisi olduğu binanın temizlik, teknik arızalar vb. hususlar yönünden derhal yönetimi bilgilendirmeli arıza kaydı vermelidir.

-Sitemizde çalışan tüm görevlilerin, görevlerini tam ve eksiksiz yerine getirip-getirmedikleri hususunda ara kontroller yaparak yönetim kuruluna bilgi vermeleri gerekmektedir.

Site Yönetimimizin Denetim esnasında Her konuda istenilen tüm evrak bilgi ve belgeleri içtenlikle sunmalarından dolayı teşekkür eder 2016 yılı çalışmalarında Yönetim Kurulu üyelerine ve tüm personelimize görevlerinde başarılar diler, Site sakinlerimize sağlık ve mutluluklar dileriz.

               Bu denetim raporu tarafımızdan tanzim ve imza edilmiştir. Kat malikleri kanunu hükümleri doğrultusunda site yönetimine ilanı ve tebliği için raporumuzu sunarız. Aslı Denetim defterine yapıştırılacaktır. 05/12/2015

DENETİM KURULU ÜYELERİ

                 Alparslan KALE                                            Emin KIZILTUĞ                              Murat AKBUDAK

        Denetim Kurulu Başkanı                                 Başkan Yardımcısı                                      Üye